DossierServices/slides/agenda.md

Agende, scadenze & progetti

Abinaria@MAG6 19/01/2021

---

Cosa faremo

• Intro
• Gestione agende
• Gestione attività
• Suddivisione lavori/responsabilità
• Conclusioni e fornitori servizi

---

Situazione attuale 1/3

---

Necessità individuate 1/3 (Turni/Disponibilità)

• Gestione turni per attività a rotazione:

  • Settimanale
  • Impegni individuali
  • Pochi compiti specifici (segreteria, posta, etc)

• Calendari personali disponibilità:

  • Settimanale
  • Impegni individuali o collettivi (collaborazione o gruppi)
  • Slot orari comuni, con flessibilità ind.
  • Legenda comune, con flessibilità ind.

---

Situazione attuale 2/3

---

Necessità individuate 2/3 (Progetti/Attività)

• Dalle procedure per bilanci e estratti conto:
  • Procedure annuali/cicliche, con revisioni coll.
  • Impegni individuali e a gruppi
  • Attività e sottoattività con dipendenze e scadenze
  • Creazione, condivisione e approvazioni di documenti (anche con revisioni esterne)
  • Dipendenze: documenti esterni, revisioni ind/coll/ass, lavori ind/coll/ass
  • Scadenze: date precise, "entro n giorni"

---

Situazione attuale 3/3

---

Necessità individuate 3/3 (Responsabilità)

• Dal mansionario:
  • Suddivisione in macroaree/aree
  • Gruppi (anche individuali) di responsabilità

---

Parole chiave

• Lavoro/calendari condivisi (Groupware)
• Gestione attività (Project Management)

Tabella di confronto dei software per il project management da Wikipedia

---

Criteri applicati

• FLOSS
• Priorità alla gestione dei calendari
• Supporto per progetti e responsabilità
• Non ultra-specializzato
• Complessità utilizzo approcciabile
• Complessità mantenimento approcciabile
• Esperienza dagli incontri precedenti (BBB)

Nota: eventuali programmi futuri potrebbero ridefinire i criteri

Note: se si vuole passare alle gestione di tutti i progetti tramite un gestionale diverso,o un project management piu' complesso, o allargare l'utilizzo della piattaforma a tutti i soci, o ... comunque i concetti rimangono validi

---

NextCloud

https://nextcloud.com

Oggi vedremo solo alcune funzionalità e non un'introduzione completa

Note: inizia come applicazione di filesharing

---

Login

Note: applicazione per Android, tema configurabile a piacere

---

Cruscotto (Dashboard)

Note: nuova in questa versione, default ma opzionale, configurabile negli elementi,

Interfaccia e barra

---

Menu amministratore

Note: gestione utenti anche se admin di un gruppo

---

Applicazioni

Note: spesso, non sempre, corrispondono ad un'icona nella barra

---

Gestione Utenti e Gruppi

Solo per Admin o Group Admin

Note: solo alcuni sono amministratori, creazione

---

Menu utente

---

Impostazioni personali

Note: email, lingua, localizzazione

---

Calendario personale

Note: visualizzazioni mensili, settimanali, giornaliera, elenco..

---

Calendario - Impostazioni

---

Creazione evento

Visualizzazione Barra laterale

---

Dettagli evento


• Luogo, descrizione
• Confermato/Provvisorio/Annullato
• Visibilità se condiviso (Si, No, Parziale)
• Libero o occupato
• Categorie, colore

---

Partecipanti evento


• Utenti
• Inviti via mail
• Inviti a contatti esterni (con conferma)
• **Non** si possono invitare gruppi
• Presidente/necessario/facoltativo

Note: capire cos'e' presidente

---

Pianificazione evento

---

Promemoria evento


• Promeria multipli
• Notifica e/o email
• Minuti/ore/giorni/settimane prima
• In data precisa

---

Ripetizioni evento


• Giorno/settimana/mese/anno
• Scelta avanzata: quali giorni della settimana, il giorno tale del mese, il primo lunedì di gennaio, etc
• Ripetizione può terminare dopo una certa data o un certo numero di eventi
• **Gli eventi sono modificabili individualmente**

---

Creare un calendario

---

Condividere un calendario

Condivisione con utenti e gruppi, solo lettura o modifica

---

Modifica cal condiviso

Le modifiche su un calendario condiviso valgono solo per il singolo utente

Mille calendari!

I calendari si possono visualizzare/disattivare individualmente

Note: attivabili e disattivabili, giorno intero vs orari, visibilita' limitata

---

Mensile

---

Calendari: riassunto

• Gestisce bene
  • Impegni personali e collettivi
  • Ripetizioni periodiche
  • Notifiche
  • Condivisioni
• Mancano
  • Correlare eventi e attività
  • Non ci sono allegati / condivisioni

---

Attività (Tasks)

Condivisibili come per i calendari
**TRADUZIONE: TASKs (✔) vs ACTIVITY (⚡) !!! **

---

Lista attività


• Supporta la suddivisione in sottoattività
• Ordinabili per data/priorità/manualmente/...
• Genera un calendario
• **Non** supportano l'assegnazione a utenti/gruppi

---

Dettagli attività


• Data inizio/fine
• Stato: Richiede azione/In corso/Completata/Annullata
• Priorità
• Descrizione e Categoria
• Percentuale completamento

---

Attività completate

---

Attività: cal mensile

Vengono visualizzate le date di scadenza

---

Attività: cal eventi

Gli eventi sono comunque limitati per mese

---

Attività: riassunto

• Gestisce bene

  • Condivisione tra utenti e gruppi
  • Suddivisione in sotto-attività
  • Visualizzazione nel calendario

• Mancano

  • Dipendenze tra attività
  • Assegnazione responsabilità

---

Schede (Deck)

Note: non risolve le dipendenze, aiuta con le responsabilita'

---

Kanban

Immagine da Wikipedia

Note: basato sui diversi stadi della lavorazione Visualizzare il flusso di lavoro Limitare il Work-in-Process Misurare e gestire il flusso

---

Deck - Interfaccia

Le schede si trascinano!

---

Lavagna

---

Lavagna - Opzioni

---

Lavagna - Promemoria

---

Lavagna - Filtra

---

Scheda - Opzioni

Nota: schede archiviate!

---

Scheda - Barra

---

Scheda - Dettagli

Note: Etichette, partecipanti, data di scadenza, descrizione

---

Scheda - Allegati

Allegati non indicizzati :(

Note: rimane raggiungibile solo qui, non indicizzato

Scheda - Commenti

---

Scheda - Linea Temporale

---

Deck -> Attività

Limiti: annidamento, no data di inizio, no priorità

---

Deck -> Calendario

Limiti: rimanda all'attività, visibilità e modifiche molto limitate

---

Organizzazione 1

• Progetto -> Lavagna
• Attività -> Elenco
• Sottoattività -> Scheda

---

Organizzazione 2

• Gruppo -> Lavagna
• Stato di lavorazione -> Elenco
• Attività -> Scheda

Note: abuso di kanban, diventano molti elenchi

Organizzazione 3

• ????
• Progetto -> Lavagna
• Stato di lavorazione -> Elenco
• Attività -> Scheda

---

Deck: riassunto

• Gestisce bene
  • Responsabilità
  • Condivisione tra utenti e gruppi
  • Visualizzazione scadenze nei calendari
• Così-così
  • Allegati
• Mal supportate o assenti
  • Sotto-attività
  • Dipendenze
  • Ripetizioni

---

Altro di interessante

• Progetti
• Talk
• Cartelle condivise per gruppo
• Cerchie
• Supporto App
• Doppio fattore di autenticazione
• Collabora/OpenOffice (con risorse!)

---

Associazioni/Collettivi

• https://framagenda.org/ [FR]
  • 15MB, no admin
• https://disroot.org/ [NL]
  • 2GB, no admin, possibile spazio aggiuntivo

Note: cerchie

---

Commerciali interessanti

• https://yourownnet.net [FR]
  • 35€/anno con OpenOffice (risorse??)
• https://www.owncube.com/
  • 10-20€/mese, no admin?
• https://www.webarchitects.coop/ [UK]
  • £85/mese ethical and green
• https://thegood.cloud/en [NL]
  • 70€/mese focus su privacy e configurabile
    

---

Big

• Gandi.net [FR]
  • L [fino 5 utenti/50GB/3CPU/1GB] 16€/mese
  • XXL [fino 10 utenti/50GB/8CPU/16GB] 32€/mese
• Hetzner.com [DE]
  • 6-12€/mese