#+TITLE: Sincrono o asincrono? questo è il tema!
#+SETUPFILE: ../../theme_lev1.setup

* Comunicare, organizzare, collaborare
  :PROPERTIES:
  :CUSTOM_ID: comunicare-organizzare-collaborare
  :END:

La Codiconi si trovava in una situazione a dir poco difficile.
L'ingegner Stefanelli non sapeva più che pesci pigliare. Da quindici
anni si occupava del settore comunicazione e, fra alti e bassi, era
sempre riuscito, come diceva lui, a «far passare quel che doveva
passare»; ma ora si sentiva franare il terreno sotto i piedi, come se
cose e persone fossero impazzite.

A sentire Stefanelli, tutto era cominciato con l'arrivo di Facebook. Era
stata creata una pagina aziendale per mantenere un contatto costante con
i clienti. Dal momento che la Codiconi offriva consulenze in una dozzina
di paesi, presto s'impose la necessità di aprire versioni localizzate
della pagina aziendale, affidate ciascuna alla sede locale di
competenza, oppure a consulenti esterni.

Naturalmente poi ci voleva qualcuno che moderasse le pagine, per evitare
commenti spiacevoli o addirittura odiatori. D'altra parte le sedi locali
decisero autonomamente di organizzare il lavoro con gruppi WhatsApp, per
evitare di doversi inviare mille email ed effettuare cento telefonate
solo per approvare la pubblicazione di un post.

Spesso i documenti condivisi, ad esempio le immagini con cui illustrare
i post, venivano conservati sugli account dei collaboratori: iCloud,
oppure Google Drive, o anche Dropbox, e perché no OneDrive. Certo,
siccome non di rado bisognava pur mettere le mani sullo stesso
documento, era invalsa l'abitudine di usare GoogleDocs: le modifiche
erano evidenti a tutti, si potevano anche fare commenti, non c'era il
rischio di perdersi qualcosa come invece spesso avveniva all'epoca degli
allegati email.

Non che gli allegati fossero scomparsi, anzi: semplicemente si era
aggiunto un altro strato di comunicazione cosiddetta istantanea. A
questo punto qualcuno ritenne opportuno proporre un contenitore per
organizzare tutta quella comunicazione: Slack prometteva faville. Era
possibile organizzare la comunicazione del team attraverso canali
specifici, accessibili a tutto il team o solo ad alcuni membri. In
questo modo si sarebbe dovuto eliminare il rumore superfluo. C'erano poi
chat individuali private o chat con due o più membri. Le notifiche
provenienti da tutti gli altri strumenti, calendari o messaggistiche,
condivisioni file o allegati email, venivano allegramente macinate
dentro Slack. Una meraviglia! \\

Stefanelli, intanto, sudava freddo. A sentir lui, il caos regnava sovrano.
La produttività era drasticamente calata e, contemporaneamente, il tempo
necessario per effettuare la comunicazione più banale era lievitato in
maniera impressionante, a causa dell'elevato numero di passaggi e
dell'impossibilità di tenere tutto sotto controllo. Ogni nuova procedura
di semplificazione si rivelava, a suo parere, un ulteriore aggravio
senza alcuna ricaduta in termini di efficacia.

«Guardi qui, signora Linares», si agitava Stefanelli, mostrando quelli
che sembravano diagrammi di flusso all'amministratrice delegata.

«Prendiamo il caso di un semplice post su una delle nostre pagine
aziendali, in occasione del prossimo Festival. Per approvarlo, ci
vogliono in media sei passaggi principali, senza contare le
frammentazioni ulteriori. Sei: oltre all'ok dell'organizzazione locale
(uno), è necessario un controllo preventivo sui cinque sistemi di
stoccaggio cloud più utilizzati, per verificare che l'/asset/, immagine
o testo o che altro, sia stato approvato dal gruppo comunicazione (due);
ci vuole poi una comunicazione /broadcast/ sui canali appositi dentro a
Slack (tre), che a loro volta convogliano informazioni in tempo reale da
e verso una mezza dozzina di piattaforme; ma siccome non tutti hanno
abilitato le notifiche reattive, è consigliabile procedere con un paio
fra tweet e telegram (quattro), in caso qualcuno non fosse in ascolto
sugli altri canali; si invia quindi una mail ufficiale per l'archivio
(cinque); e una telefonata al responsabile operativo che certifica il
tutto (sei), senza averne alcun controllo!»

«Va bene, va bene, mi risparmi i dettagli. Funziona, almeno?», cercò di
tagliar corto la Linares.

«Un accidenti, funziona! In tutto questo, l'altro giorno ci siamo
accorti che il calendario era sballato perché alcuni lo utilizzavano con
visualizzazione a partire dalla domenica, altri con la settimana che
iniziava con il lunedì, e su fusi orari diversi, perciò la
programmazione dei post è andata, come si suol dire, completamente a
ramengo!» \\

La Linares, donna energica e schietta, tendeva a sottovalutare le
preoccupazioni dell'ingegnere. Lo trovava un tantino catastrofista.
Ultimamente però le sembrava che davvero ci fosse qualcosa di strano.
Com'era possibile che fossero passati dalla sola mail+telefono a oltre
dodici canali di comunicazione aperti in contemporanea e ancora si
perdessero delle informazioni per strada?

* Capire: gli oggetti tecnologici per organizzare e collaborare
  :PROPERTIES:
  :CUSTOM_ID: capire-gli-oggetti-tecnologici-per-organizzare-e-collaborare
  :END:

Gli strumenti di comunicazione di quell'epoca si potevano suddividere
in: /Social/ (FB, Twitter, Instagram, Linkedin...), di /Messaggistica/
(SMS, WhatsApp, Telegram, Signal, Riot...), di /Scrittura lunga/ (Email,
lettere, raccomandate), /Multimediali/ (Audio e video: telefono, VoIP,
Skype...), /Analogici/: assemblea, chiacchiera. Ogni giorno nascevano
nuovi sistemi per integrare l'esistente, più o meno funzionali ma di
certo mai risolutivi. Tutti sembravano dimenticare una distinzione
basilare: quella fra /sincrono/ e /asincrono/.

Gli strumenti /sincroni/ erano caratterizzati dalla condivisione di una
cosiddetta /piattaforma/ analogica e/o digitale che coincideva con lo
spazio-tempo comune. Implicavano inoltre la condivisione di un focus di
attenzione privilegiato. Viceversa, gli strumenti /asincroni/ vedevano
la condivisione di una /piattaforma/ analogica e/o digitale che non
coincideva con uno spazio-tempo comune; non presentavano inoltre un
focus d'attenzione dedicato e privilegiato, ovvero ognuno rimaneva
generalmente concentrato sui fatti suoi.

Questo significava che, a prescindere dalle promesse dello strumento, la
struttura della comunicazione rimaneva sostanzialmente immutata secondo
le due categorie. \\

L'email era la tipica rappresentante dell'/asincrono/, e così a maggior
ragione le sue derivate (mailing list e così via). Prevedeva interazioni
(risposte) non immediate, ovvero un certo tempo di mediazione. Per
ovviare a questa lentezza percepita, si tendeva a comprimere il tempo,
favorendo cicli di retroazione sempre più rapidi.

Ecco spiegato il ruolo delle notifiche nel mondo asincrono: richiamare l'attenzione, con
conseguente possibile aumento del rumore di fondo. /Hai un nuovo messaggio! Presto, rispondi!/ Queste caratteristiche della comunicazione
asincrona la rendevano adatta per strutturare archivi, perché le
funzioni di ricerca erano piuttosto semplici da realizzare. Una email ha
sempre un mittente, un destinatario, un orario, un oggetto, un testo con
un inizio e una fine.

L'assemblea (riunione, consultazione /vis-à-vis/) era invece la tipica
rappresentante del mondo /sincrono/, così come le sue derivate digitali,
ad esempio la videoconferenza. Prevedeva interazioni immediate, anzi,
sovrapposte, ovvero tempi di mediazione minimi o nulli. Per ovviare
all'eccesso di velocità percepito, si tendeva a distendere il tempo,
favorendo cicli di retroazione più lenti: si decidevano infatti turni di
parola, per evitare di parlarsi sopra. 

Il ruolo delle notifiche nel mondo sincrono era quindi quello di richiamare l'attenzione, proprio
come nel mondo asincrono, ma non per spingere a interagire: al contrario,
si richiamava di regola al silenzio, per diminuire il rumore. /Vi prego, signori, uno alla volta!/ Queste caratteristiche della comunicazione
sincrona la rendevano inadatta alla strutturazione di archivi, perché
ricercare rapidamente gli interventi nella registrazione di una
telefonata o di una videoconferenza risultava un'operazione macchinosa
quando non impossibile.

* Dipende da come si usa?
  :PROPERTIES:
  :CUSTOM_ID: dipende-da-come-si-usa
  :END:

Non esistono comunicazioni /immediate/ (non-mediate), tanto meno con
strumenti asincroni. La «messaggistica istantanea» era quindi
un'impossibilità pratica, che portava di fatto a un aumento
incontrollato dei cicli di retroazione. L'attenzione spasmodica
consacrata alle famose «spunte di Whatsapp», quei segni azzurri che
comparivano quando il messaggio era stato prima ricevuto e poi letto, ne
erano una chiara manifestazione. \\

«Eh, ma dipende da come si usa», diranno allora i saggi utilizzatori,
pronti a rivendicare una /concezione antropologica della tecnologia/, in
cui l'elemento centrale dell'interazione è l'umano.

No, non del tutto. Gli oggetti tecnologici non sono neutri, non sono
supporti ininfluenti dell'azione umana. I /non-umani/ presentano invece
delle caratteristiche strutturali invarianti, così come gli /umani/
hanno suppergiù caratteristiche simili (metabolismo, pollice opponibile
e così via). Gli usi «estremi», ossia le forzature sono certamente
possibili, ma richiedono un maggior dispendio energetico.

Così si può usare una pietra per conficcare un chiodo in una tavola di
legno, ma con un martello è meno faticoso, perché lo strumento
«martello» presenta determinate /affordances/ (permissività) che
consentono determinati usi e ne limitano altri. D'altra parte non si può
usare un foglio di carta per conficcare lo stesso chiodo: semplicemente,
non lo permette, non presenta le necessarie permissività per portare a
buon fine l'interazione.

* Tecnologie appropriate
  :PROPERTIES:
  :CUSTOM_ID: tecnologie-appropriate
  :END:

Stefanelli frequentò un corso di /tecnologie appropriate/ e se ne tornò
alla Codiconi con un bello schema.

La parte più succosa, che a lui piaceva esibire, recitava più o meno
così:

#+BEGIN_QUOTE
  ASINCRONO: è utile per /comunicazione riflessiva/ (riflessioni),
  discussione, elaborazione, ricerca, archiviazione
#+END_QUOTE

#+BEGIN_QUOTE
  SINCRONO: è utile per /comunicazione operativa/ (decisioni),
  coordinamento, calendarizzazione
#+END_QUOTE

Ci volle un bel po' di tempo e di fatica, ma piano piano alla Codiconi
le cose migliorarono. Nessuno cercò più di decidere le date per le
riunioni con la messaggistica istantanea o con le email, avendo compreso
che i messaggi si sarebbero moltiplicati per poi non riuscire a venirne
a capo. Si usava invece un sistema sincrono, durante la riunione
precedente; per chi non era presente, si creava una pagina apposita su
uno strumento di tipo /doodle/ interno, sulla nuova piattaforma
aziendale, un cloud sul server aziendale, gestito dal reparto IT interno
(in effetti, due persone di buona volontà), e non da qualche
multinazionale chissà dove. Tutto software libero, s'intende.

Per le discussioni, si tornò a usare principalmente le email, con
alcuni accorgimenti per auto-moderare gli interventi.

Sulla piattaforma aziendale vennero immagazzinati tutti i file, le
immagini e i materiali condivisi, in un luogo comune. Organizzarli non
fu per nulla facile, ma ne valse la pena. \\

E quando alla Codiconi arrivava uno nuovo, e proponeva un «fantastico
strumento di comunicazione» che avrebbe «risolto ogni problema», lo
lasciavano a installare il suo affare e a giocarci da solo per un po',
fino a quando non si stancava e chiedeva «ma voi come fate?», e allora
glielo spiegavano, con calma.
